Kurz gesagt
Damit ein Reparaturtermin im verwalteten Objekt beim ersten Mal klappt, sollten Hausverwaltungen vorab Einsatzadresse und betroffene Tür, einen Ansprechpartner vor Ort, den Zugang zum Gebäude, eine kurze Fehlerbeschreibung mit Foto, die Freigabegrenze für zusätzliche Arbeiten und die Rechnungsadresse mit Objektzuordnung klären.
Die Prüfliste
- Objekt und Tür: genaue Adresse, Hauseingang, Stockwerk, welche Tür. „Die Haustür“ ist bei Wohnanlagen mit mehreren Eingängen nicht eindeutig.
- Ansprechpartner: Hausmeister, Beirat oder Mieter mit Telefonnummer, der vor Ort öffnen und Fragen beantworten kann.
- Zugang: Wie kommen wir ins Haus und an die Tür? Schlüsseldepot, Hausmeister, Termin mit einem Bewohner.
- Fehlerbeschreibung: Was passiert, seit wann? Ein Foto der Tür, der Metallleiste an der Türkante oder des Türschließers hilft enorm.
- Freigabe: Bis zu welchem Betrag dürfen wir zusätzliche, vor Ort erkannte Arbeiten direkt ausführen? Oder soll vorher Rücksprache gehalten werden?
- Rechnung: Rechnungsempfänger, Objektbezeichnung, Einheit, interne Auftragsnummer.
Besonderheiten bei Schließanlagen
Geht es um Zylinder oder Schlüssel einer Schließanlage, brauchen wir Hersteller und Anlagennummer, meist von der Sicherungskarte. Bitte schicken Sie keine vollständigen Schließpläne unverschlüsselt per E-Mail. Wir klären die Details telefonisch oder vor Ort. Mehr zum Thema unter Sicherungskarte und Nachschlüssel.
Notfälle außerhalb der Bürozeiten
Hinterlegen Sie in Aushängen oder Notfalllisten eine Nummer, unter der Bewohner nachts und am Wochenende Hilfe bekommen, etwa wenn die Haustür nicht mehr schließt. Unser Notdienst ist rund um die Uhr unter 0911 816 77 199 erreichbar. Legen Sie fest, ob wir im Notfall ohne Rücksprache tätig werden dürfen und bis zu welchem Umfang.
Nach dem Termin
- Kurze Rückmeldung über ausgeführte Arbeiten und eingesetztes Material, auf Wunsch mit Fotos.
- Hinweise auf weiteren Handlungsbedarf, etwa einen verschlissenen Türschließer an der nächsten Tür.
- Rechnung mit Objekt- und Einheitenzuordnung.
Mehr über unsere Arbeit für Verwaltungen unter Hausverwaltungen und WEGs.
Häufige Fragen
Können Sie Termine direkt mit Mietern abstimmen?
Ja, wenn Sie uns die Kontaktdaten weitergeben dürfen und das wünschen. Das spart Ihnen Abstimmungsaufwand.
Was, wenn vor Ort ein größerer Schaden sichtbar wird?
Dann melden wir uns, bevor wir über die Freigabe hinaus arbeiten, und schicken auf Wunsch Fotos.